Servicevoorwaarden

Deze servicevoorwaarden gelden voor ieder gebruik van de online softwaredienst van SPEC31, gevestigd aan Jaap van der Hoekplaats 116, 3067 AD Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77053370 ("SPEC31"). Met de dienst kunnen bestekken, offertes, begrotingen en andere projectdocumenten worden geordend, gecontroleerd en vergeleken (de "Dienst").

In deze voorwaarden is de "Klant" de organisatie die een account aanmaakt, een Pakket afneemt of aan een pilot deelneemt. Een "Gebruiker" is iedere persoon die via de Klant toegang heeft tot de Dienst. "Klantgegevens" zijn alle documenten en gegevens die de Klant of zijn Gebruikers in de Dienst plaatsen, inclusief de daaruit afgeleide tekst, zoekgegevens en analyseresultaten. Een "Pakket" is het abonnement dat de Klant kiest, met de daarbij horende functies en limieten.

De Dienst is uitsluitend bedoeld voor gebruik in de uitoefening van een beroep of bedrijf en niet voor consumenten.

De overeenkomst komt tot stand zodra de Klant een account aanmaakt, een Pakket afneemt of een pilot schriftelijk bevestigt, afhankelijk van wat het eerst gebeurt. Wie dit namens de Klant doet, verklaart daartoe bevoegd te zijn.

Voor een pilot gelden deze voorwaarden ook, tenzij schriftelijk iets anders is afgesproken.

Algemene voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als SPEC31 en de Klant die schriftelijk hebben vastgelegd.

Een Pakket heeft een looptijd van twaalf maanden vanaf de ingangsdatum, tenzij in de offerte of bevestiging een andere looptijd is vermeld.

Na afloop wordt het Pakket automatisch verlengd met dezelfde periode, tenzij de Klant uiterlijk veertien werkdagen vóór de verlengdatum opzegt per e-mail aan info@spec31.com.

Tussentijds opzeggen is niet mogelijk. Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, ook niet bij beëindiging of ontbinding, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Beide partijen mogen de overeenkomst ontbinden als de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt, nadat die partij schriftelijk in gebreke is gesteld en de tekortkoming niet binnen een redelijke termijn van ten minste veertien dagen heeft hersteld. Bij faillissement of surseance van betaling mag de andere partij de overeenkomst direct beëindigen.

SPEC31 mag de toegang geheel of gedeeltelijk opschorten bij een betalingsachterstand, bij overtreding van artikel 5 of 6, of als dat nodig is om de beveiliging of werking van de Dienst te beschermen. SPEC31 meldt dit zo snel mogelijk aan de Klant.

Na het einde van de overeenkomst vervalt het recht om de Dienst te gebruiken. Voor Klantgegevens geldt dan artikel 9.8. Bepalingen die naar hun aard doorlopen, zoals die over geheimhouding en aansprakelijkheid, blijven gelden.

De prijzen zijn de bedragen die in de offerte of bevestiging zijn vermeld, in euro's en exclusief btw en andere overheidsheffingen, tenzij anders aangegeven.

SPEC31 mag de prijzen per verlengdatum wijzigen en maakt een wijziging ten minste 30 dagen vóór die datum bekend. Gaat de Klant niet akkoord, dan kan hij het Pakket volgens artikel 2.2 opzeggen.

SPEC31 factureert een Pakket vooraf per contractperiode. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum.

Als een factuur niet op tijd is betaald, kan SPEC31 functies van de Dienst blokkeren totdat de betaling is ontvangen.

Bij te late betaling is de Klant zonder aanmaning in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente en de redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

De Klant mag betalingen niet verrekenen of opschorten, tenzij dwingend recht dat toestaat.

SPEC31 geeft de Klant tijdens de looptijd een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering.

Bij elk Pakket horen limieten per kalendermaand, bijvoorbeeld voor het aantal PDF's, AI-checks en vergelijkingen. Ongebruikt verbruik vervalt aan het einde van de maand. Is een limiet bereikt, dan is de betreffende functie niet beschikbaar tot de nieuwe maand of tot de Klant een hoger Pakket kiest.

De Klant beheert zelf welke Gebruikers toegang hebben en welke rol zij krijgen. Gebruikers koppelen zich met de organisatiecode. De Klant houdt die code vertrouwelijk en verwijdert Gebruikers die geen toegang meer mogen hebben.

Inloggegevens zijn persoonlijk en moeten geheim blijven. Accounts mogen niet worden gedeeld. Bij vermoeden van misbruik waarschuwt de Klant SPEC31 direct.

De Klant is verantwoordelijk voor al het gebruik van de Dienst via zijn organisatie en accounts, en zorgt ervoor dat zijn Gebruikers deze voorwaarden naleven.

Partijen die een vergelijkbare dienst aanbieden of ontwikkelen, mogen de Dienst zonder schriftelijke toestemming van SPEC31 niet gebruiken.

Bij overtreding mag SPEC31 de toegang blokkeren, de betreffende inhoud verwijderen en de overeenkomst beëindigen, zonder dat de Klant recht heeft op terugbetaling of schadevergoeding.

De Dienst werkt met materiaal van derden, zoals offertes van leveranciers en onderaannemers, stukken van opdrachtgevers, normen en besteksystematieken. SPEC31 heeft geen invloed op dat materiaal en is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid of actualiteit ervan.

Rechten op materiaal van derden blijven bij de rechthebbenden. De Klant zorgt zelf voor de licenties die hij nodig heeft om dit materiaal te gebruiken.

Analyses, signaleringen, vergelijkingen, hoeveelheden en antwoorden in de Dienst komen automatisch tot stand met kunstmatige intelligentie. Ze kunnen onjuist of onvolledig zijn. Dat geldt ook voor gegevens die uit scans, tabellen of tekeningen zijn gelezen.

De Dienst is een hulpmiddel en vervangt geen professioneel oordeel. Uitkomsten zijn geen juridisch, technisch of financieel advies.

De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor iedere beslissing, calculatie, inschrijving of gunning. Hij controleert uitkomsten aan de hand van de brondocumenten voordat hij ze gebruikt.

SPEC31 garandeert niet dat alle afwijkingen, uitsluitingen of ontbrekende onderdelen worden gevonden. Als de Dienst iets niet signaleert, betekent dat niet dat het er niet is.

Rekenvoorbeelden en verwachtingen over tijdwinst of faalkostenreductie, zoals op de website, zijn indicatief en geen toezegging over het resultaat.

SPEC31 gebruikt Klantgegevens niet om AI-modellen te trainen.

Klantgegevens blijven van de Klant. De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid ervan en staat ervoor in dat hij ze in de Dienst mag plaatsen, ook als ze van derden afkomstig zijn of onder geheimhouding vallen, bijvoorbeeld in een aanbesteding.

De Klant geeft SPEC31 toestemming om Klantgegevens te verwerken voor zover dat nodig is om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen. Dat omvat verwerking door de derde partijen uit artikel 12.

Geautoriseerde medewerkers van SPEC31 hebben alleen toegang tot Klantgegevens als dat nodig is voor ondersteuning, het oplossen van storingen of de beveiliging, of als de wet dat vereist.

SPEC31 treft passende technische en organisatorische maatregelen om Klantgegevens te beschermen. De belangrijkste staan op de pagina Legal & security.

SPEC31 mag gebruiksgegevens die niet herleidbaar zijn tot de Klant, Gebruikers of de inhoud van documenten gebruiken om de Dienst te beheren en te verbeteren.

De Klant stelt zelf de bewaartermijnen voor zijn organisatie in. SPEC31 verwijdert gearchiveerde projecten en tijdelijke Fast Tracks na afloop van de ingestelde termijn. Dat gebeurt tijdens regulier gebruik van de Dienst en kan dus later plaatsvinden dan de termijn. Verwijderde gegevens kunnen niet worden hersteld.

De Dienst is geen archief. De Klant bewaart zelf een kopie van zijn documenten. SPEC31 kan back-ups maken voor het herstel van de Dienst, maar de Klant kan daaraan geen recht op herstel van afzonderlijke gegevens ontlenen.

Tot 30 dagen na het einde van de overeenkomst kan de Klant via info@spec31.com een kopie van zijn geüploade documenten opvragen. SPEC31 verwijdert Klantgegevens binnen 90 dagen na het einde van de overeenkomst, tenzij een wettelijke plicht tot bewaren geldt. Back-ups worden binnen de normale cyclus overschreven.

Voor accountgegevens van Gebruikers is SPEC31 verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt de privacyverklaring op de website. Voor persoonsgegevens in Klantgegevens is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en SPEC31 verwerker. Dit artikel geldt als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG, tenzij partijen een aparte verwerkersovereenkomst sluiten.

SPEC31 verwerkt deze persoonsgegevens gedurende de looptijd om de Dienst te leveren. Het gaat om gegevens die in documenten en projectinformatie voorkomen, zoals namen, functies en contactgegevens van medewerkers van de Klant en van leveranciers, onderaannemers en opdrachtgevers.

De Klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van subverwerkers, waaronder de partijen uit artikel 12. SPEC31 legt hun dezelfde verplichtingen op en meldt voorgenomen wijzigingen vooraf, zodat de Klant bezwaar kan maken. Blijft SPEC31 bij de wijziging, dan mag de Klant de overeenkomst beëindigen.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt SPEC31 voor passende waarborgen.

De Dienst is niet bedoeld voor bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens of burgerservicenummers. De Klant plaatst deze niet in de Dienst.

De Klant zorgt zelf voor een internetverbinding, een actuele browser en de andere middelen die nodig zijn voor toegang tot de Dienst.

SPEC31 streeft naar een goede beschikbaarheid, maar garandeert niet dat de Dienst altijd ononderbroken of foutloos werkt. Beschikbaarheidsafspraken gelden alleen als ze schriftelijk zijn gemaakt.

SPEC31 mag de Dienst tijdelijk sluiten voor onderhoud, bij een storing of om veiligheidsredenen. SPEC31 kondigt gepland onderhoud zo mogelijk vooraf aan.

Ondersteuning is beschikbaar via info@spec31.com op werkdagen tijdens kantooruren.

SPEC31 ontwikkelt de Dienst door en mag functies en add-ons wijzigen, vervangen of beëindigen.

SPEC31 mag derden inschakelen voor de uitvoering van de Dienst. SPEC31 gebruikt op dit moment Vercel en Render voor hosting en documentverwerking, Supabase voor opslag en accounts, OpenAI voor AI-functies en Brevo voor e-mail.

Een partij is niet aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht. Daaronder vallen ook storingen in internet, elektriciteit of telecommunicatie, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en uitval van toeleveranciers, zoals hosting- en AI-diensten.

Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag iedere partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen. Een schadevergoeding is dan niet verschuldigd.

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, de software, de vormgeving en de naam en het logo van SPEC31 berusten bij SPEC31 of zijn licentiegevers. De Klant krijgt alleen de gebruiksrechten uit deze voorwaarden.

De Klant mag de uitkomsten van de Dienst gebruiken voor zijn eigen projecten en delen met partijen die bij die projecten betrokken zijn.

SPEC31 gebruikt de naam of het logo van de Klant alleen met zijn voorafgaande schriftelijke toestemming.

SPEC31 mag feedback en verbetersuggesties vrij en zonder vergoeding gebruiken. Klantgegevens die bij feedback worden meegestuurd, bijvoorbeeld op een schermafbeelding, blijven vertrouwelijk.

Partijen houden alle informatie geheim die vertrouwelijk is aangeduid of waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kunnen begrijpen. Klantgegevens gelden altijd als vertrouwelijk.

Dit geldt niet voor informatie die openbaar is zonder schending van deze plicht, die een partij al rechtmatig had of zelfstandig heeft ontwikkeld, of die op grond van de wet of een bevel moet worden verstrekt.

Partijen delen vertrouwelijke informatie alleen met medewerkers, adviseurs en onderaannemers die deze nodig hebben en tot geheimhouding zijn verplicht.

De geheimhoudingsplicht blijft gelden na het einde van de overeenkomst, zolang de informatie vertrouwelijk is.

SPEC31 levert de Dienst zoals die is. Andere garanties dan die in deze voorwaarden staan, worden niet gegeven.

SPEC31 is niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder gederfde winst, gemiste opdrachten, faalkosten, meerkosten tijdens de uitvoering, boetes, reputatieschade en verlies of openbaarmaking van gegevens. SPEC31 is ook niet aansprakelijk voor schade doordat een uitkomst onjuist of onvolledig is, doordat een afwijking niet is gesignaleerd, of door een tekortkoming van een derde partij uit artikel 12.

De totale aansprakelijkheid van SPEC31 uit welke hoofde dan ook, inclusief artikel 10, is per jaar beperkt tot het bedrag dat de Klant over de drie maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de Dienst verschuldigd was, exclusief btw.

Deze beperkingen gelden niet bij schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van SPEC31, of als dwingend recht ze niet toestaat.

De Klant meldt schade binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk aan SPEC31. Iedere vordering vervalt zes maanden nadat de Klant de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.

De Klant vrijwaart SPEC31 voor aanspraken van derden die voortkomen uit Klantgegevens of uit gebruik van de Dienst in strijd met deze voorwaarden.

Als een bepaling nietig of niet afdwingbaar is, blijven de andere bepalingen gelden. Partijen vervangen die bepaling door een geldige bepaling die de bedoeling zo dicht mogelijk benadert.

Als een partij een recht niet of niet direct uitoefent, betekent dat niet dat zij daarvan afstand doet.

De Klant mag rechten en verplichtingen uit de overeenkomst alleen met schriftelijke toestemming van SPEC31 overdragen. SPEC31 mag ze overdragen bij een overname of overdracht van het bedrijf of de Dienst, en meldt dit aan de Klant.

SPEC31 mag deze voorwaarden wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.

SPEC31 kondigt wezenlijke wijzigingen ten minste 30 dagen vooraf aan per e-mail of in de Dienst. Heeft een wijziging wezenlijk nadeel voor de Klant, dan mag hij de overeenkomst tot de ingangsdatum opzeggen.

Mededelingen kunnen per e-mail worden gedaan. De Nederlandse tekst van deze voorwaarden is bindend.

Op de overeenkomst en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Rotterdam.